Hogyan készíts alap üzleti költségvetést lépésről lépésre: fő tanulságok

Soha nem állítanád be szándékosan a vállalkozásodat bukásra. De ha nem ismered a számaidat, vagy nem tudsz üzleti költségvetést készíteni, pontosan ezt teszed. A pénzügyi problémák és a rossz könyvelés két fő oka annak, hogy sok kisvállalkozás nem éli túl az első öt évet.

Értjük. A költségvetésről beszélni ijesztőnek tűnhet. Sokkal szórakoztatóbb új ötleteken álmodozni és „csinálni a dolgokat”, mint beleásni magunkat a pénzügyekbe. De a stabil, fenntartható növekedés azon múlik, hogy pontosan tudd, mi jön be és mi megy ki a vállalkozásodból.

Nem vagy a számok embere? Semmi gond. Kövesd az alábbi egyszerű lépéseket, hogy megtanuld, hogyan készíts üzleti költségvetést, és magabiztosan kezeld a pénzügyeidet. Amikor pedig készen állsz, töltsd le a Business Finance útmutatót egy ingyenes, könnyen használható üzleti költségvetési sablonnal, hogy erősen indulj. De mielőtt erre rátérnénk, nézzük meg, mi is az a költségvetés, és miért van rá szükséged.

---

Mi az a költségvetés?

Az üzleti költségvetés egy terv arra, hogyan használod fel a vállalkozásod által termelt pénzt havonta, negyedévente és évente. Olyan, mintha a szélvédőn keresztül néznél előre, és látnád az úton közeledő kiadásokat, bevételeket és nyereséget.

Az üzleti költségvetési folyamat segít eldönteni, mit kezdj a nyereséggel, mikor és hol csökkentsd a kiadásokat vagy növeld a bevételeket, illetve hogyan fektess be a növekedésbe, amikor eljön az ideje.

John Maxwell vezetési szakértő így fogalmaz:
„A költségvetés azt jelenti, hogy megmondod a pénzednek, hova menjen, ahelyett hogy azon tűnődnél, hova lett.”

De fontos tisztázni, mi nem az üzleti költségvetés: nem egy olyan eredménykimutatás (P&L), amit a hónap végén olvasol el. A P&L olyan, mint a visszapillantó tükör – a múltba néz, arra, ami már megtörtént. A P&L-nek és a költségvetésnek együtt kell működnie, hogy időben észrevedd a problémákat, okosan előre jelezz, megalapozott célokat tűzz ki, és úton maradj azok eléréséhez.

---

Miért van szükséged üzleti költségvetésre?

Az üzleti költségvetésnek kellene az első számviteli feladatodnak lennie, mert nélküle a vállalkozásod nem marad életben.

Drámaian hangzik? Nézd meg ezt: 1994 és 2021 között a vállalkozások 67,9%-a élt túl legalább két évet, de kevesebb mint a fele jutott el öt évnél tovább. A fő okok? Cash-flow problémák, rossz árazás és költségkontroll, valamint az üzleti stratégia hiánya.

Vállalkozóként az egyik legrosszabb érzés a világon az, amikor azon aggódsz, ki tudod-e fizetni a béreket, és nyitva tudod-e tartani az ajtókat. Az üzleti költségvetés segít elkerülni a pénzügyi hibákat, kézben tartani az irányítást, és valódi pénzügyi nyugalmat találni.

Emellett segít abban is, hogy:

• maximalizáld a rendelkezésedre álló pénzt,
• magabiztosan kezeld a cash flow-t,
• kevesebbet költs, mint amennyit a vállalkozásod megkeres,
• kézben tartsd az adókat és számlákat,
• nyomon kövesd, eléred-e a kitűzött számokat.

---

1. Írd össze a bevételi forrásaidat

A bevételed az a pénz, amit a termékeidért vagy szolgáltatásaidért kapsz. A kisvállalkozói költségvetést azzal kezdd, hogy azonosítod minden bevételi forrásodat. Így teljes képet kapsz arról, mi táplálja a cash flow-dat, még mielőtt számokat írnál be.

Nézd meg a múlt havi P&L-t – vagy akár csak a vállalkozói bankszámládat –, hogy felfrissítsd az emlékeidet. Írj fel minden bevételi forrást: termékértékesítés, szolgáltatási díjak, előfizetések, tanácsadás vagy projektalapú bevételek.

Például, ha egy HVAC (fűtés-hűtés) céged van, a listád így nézhet ki:

• karbantartási kiszállások,
• javítási szolgáltatások és értékesítések,
• új berendezések telepítése,
• szigetelési vagy légcsatorna-fejlesztések,
• levegőminőség-vizsgálat.

Pro tipp: Ne hagyd ki a kisebb vagy szezonális bevételi forrásokat sem. Lehet, hogy nem ezek viszik a vállalkozást, de a követésük segít pontosabban tervezni.

2. Írd össze az eladott áruk beszerzési értékét (COGS)

Ha a vállalkozásod fizikai termékeket értékesít – vagy olyan szolgáltatást nyújt, amelyhez anyagok szükségesek –, ez a lépés kulcsfontosságú.

A COGS minden olyan közvetlen költséget tartalmaz, amely a termék vagy szolgáltatás előállításához vagy nyújtásához szükséges. Gondolj rá így: ha holnap egy plusz eladást kellene teljesítened, milyen költségek merülnének fel azonnal? Ez a COGS.

Példák különböző iparágakból:

• HVAC cég: berendezések, termosztátok, légcsatornák, szigetelés,
• étterem: alapanyagok, csomagolás, kiszállítási kellékek,
• kiskereskedelem: nagykereskedelmi készlet, szállítási díjak,
• szolgáltató vállalkozás: anyagok, alkatrészek, alvállalkozói költségek.

Pro tipp: Tartsd külön a COGS-ot az általános működési költségektől (mint a bérleti díj vagy a bérköltség). A pontos COGS-követés segít egészséges profitmarzzsal árazni – és hitel nélkül növekedni.

3. Sorold fel a költségkategóriákat (és ne feledkezz meg a növekedési befektetésekről)

Egy erős üzleti költségvetési terv minden kiadást tartalmaz. Gondold végig, pontosan hova megy el a pénzed hónapról hónapra, hogy semmi ne csússzon ki a figyelmed alól. (Igen, még az is számít, amit a technikusaid a cipőjükre húznak a kiszállásoknál.)

A költségkategóriák vállalkozásonként eltérnek, de íme néhány gyakori:

• bérköltség,
• bérleti díj,
• rezsi,
• biztosítás,
• irodai kellékek és eszközök,
• marketing,
• technológiai szolgáltatások,
• képzés, coaching és csapatfejlesztés.

Pro tipp: Tervezd be a növekedést is, ne csak a fenntartást. Tedd félre legalább a bevételed 2%-át coachingra, képzésre vagy vezetői eseményekre. Ezek a befektetések fejlesztik a készségeket, erősítik az egységet és az önbizalmat – és felkészítenek arra, hogy lépj, amikor a megfelelő lehetőség adódik.

4. Töltsd ki a saját számaidat

Most, hogy felsoroltad a bevételeidet, költségeidet és kiadási kategóriáidat, ideje valós (vagy becsült) számokat írni mindegyik mellé, hogy lásd a teljes képet.

Ha már egy ideje működsz, használd a P&L kimutatásaidat vagy a könyvelőprogramod adatait az becslésekhez. Ha most indulsz, tedd meg a legjobb, megalapozott becsléseidet, majd finomíts rajtuk menet közben.

Pro tipp: Ne ragadj le a tökéletes számok hajszolásában. A kisvállalkozói költségvetés egy élő terv, nem egy matek dolgozat. Kombináld a legjobb becsléseidet a vállalkozásod múltbeli adataival, és hónapról hónapra egyre közelebb kerülsz a valósághoz.

5. Számold ki a várható nyereséget (vagy veszteséget)

Most mindenki kapaszkodjon meg – számimádók és számkerülők egyaránt. Alap könyvelést fogunk csinálni, hogy pontosan lásd, hol tart a vállalkozásod.

Vedd a bruttó bevételedet (azt az összeget, amit ebben a hónapban várhatóan megkeresel), és vond le belőle a kiadásaidat és az eladott áruk beszerzési értékét (COGS). Az eredmény a nyereséged vagy a veszteséged.

Gyors költségvetési képlet:
Bevétel – Kiadások – COGS = Nyereség (vagy veszteség)

Ne ess pánikba, ha az első költségvetésed veszteséget mutat. Ez teljesen gyakori, amikor még csak most tanulod a számaidat. Minél többet követsz és elemzel, annál tisztábban fogod látni a trendeket és a lehetőségeket.

Valahányszor elvégzed ezt a gyakorlatot, felelősséget vállalsz a vállalkozásod pénzügyi egészségéért. Megtanulod kezelni a költségvetést, és elkezded megmondani a pénzednek, hova menjen tovább. Így tudsz felkészülni vészhelyzetekre, növekedési befektetésekre, és így tudod rendszeresen, kiszámíthatóan kifizetni magad, miközben a vállalkozásod stabil marad.

Pro tipp: Amikor már egészséges nyereséggel működsz, fontold meg, hogy annak egy részét megosztod a csapatoddal nyereségrészesedés formájában. Ez nagyszerű módja az eredmények jutalmazásának és az összetartás erősítésének.

6. Vizsgáld felül a költségvetésedet rendszeresen

Az első költségvetés csak a kezdet, de nem maradhat a fiók mélyén vagy egy mappában a számítógépeden. Követned is kell.

És itt a jó hír: a költségvetéskészítés innentől egyre könnyebb lesz, hiszen az első verziót egyszerűen másolhatod, majd hónapról hónapra finomíthatod a bevételeket és kiadásokat.

Hetente: Kövesd a bevételeket és kiadásokat, hogy időben észrevedd a problémákat, és korán tudj módosítani. Minden költségvetési áttekintéskor tedd fel magadnak ezeket a kérdéseket:

• Jó úton haladunk, hogy elérjük a havi bevételi célunkat?
• Ha nem, min tudunk változtatni, hogy odaérjünk?
• Van-e olyan kiadás, amit csökkenteni vagy minimalizálni tudunk?

Havonta: A hónap zárásakor hasonlítsd össze a költségvetést a tényadatokkal a P&L (eredménykimutatás) segítségével. Így tudod felismerni a trendeket, és proaktívan vezetni a vállalkozást ahelyett, hogy csak reagálnál az eseményekre.

Pro tipp: Ütemezz be egy rendszeres „pénzügyi meetinget” a kulcsembereiddel, ahol együtt nézitek át a számokat. Ez növeli a tudatosságot, az elszámoltathatóságot és az egységet a csapatban.

7. Dolgozz egy 12–18 hónapos üzleti költségvetés felé

Miután elkészítetted az első havi költségvetésedet, ne állj meg. Haladj tovább hónapról hónapra, amíg fel nem építesz egy 12–18 hónapos pénzügyi tervet. Itt váltasz a reagálásból tudatos vezetésbe.

Egy hosszabb távú kisvállalkozói költségvetési stratégia segít:

• növekedési lehetőségeket előre jelezni,
• nagyobb befektetéseket megtervezni (például új munkatársak, eszközök vagy csapatfejlesztés),
• kisimítani a szezonális cash flow-ingadozásokat,
• időben észrevenni a problémákat – amikor még van lehetőséged megoldani őket.

Pro tipp: Negyedévente térj vissza a hosszú távú költségvetésedhez. Használd fel a tanulságokat a számok finomítására, és építsd tovább a pénzügyi vezetői magabiztosságodat.

Nem kell számok emberének lenned ahhoz, hogy ezt jól csináld. Elég, ha tudatos vagy. Minden alkalommal, amikor előre tervezel, bizonyítod, hogy a vállalkozásod – és a vezetői szereped – egyre erősebb.