Tippek időgazdálkodáshoz és a hatékonyság növeléséhez

Hogyan végezz el több feladatot? Hogyan koncentrálj az értékes feladatokra? Hogyan maradj energikus?

Akár a magánéletben, akár a munkahelyeden, akár a vállalkozásodban adódhat olyan pillanat, amikor a fenti kérdések felvetődnek benned. Éppen ezért  hasznodra lehet, ha elsajátítasz néhány időgazdálkodási tippet. Ebben a cikkben ismert és kevésbé ismert módszereket olvashatsz arról, hogy miként végezz több és értékesebb feladatot úgy, hogy közben még energikus  is maradj.

Módszerek, amik segítenek

• hogy adott idő alatt a lehető legtöbb feladatot végezd el.
• a fontos dolgokra koncentrálni.
• a szervezetedet és elmédet jó formában tartani.

Szeretnél több feladattal végezni?

Azzal teszed meg az első lépést időmenedzsment terén, ha listát vezetsz azokról a feladatokról, amelyeket el akarsz végezni. Erre alkalmas egy egyszerű feladatlista is . A következő lépés, hogy egy olyan rendszert alkalmazol, ami segít a lehető legtöbb feladat elvégzésében a rendelkezésede álló idő alatt.

Intézz el mindent!

A módszerrről David Allen írt könyvet Getting Things Done címmel, innen ered a módszer rövidneve, azaz a GTD. A módszer lényege, hogy sokkal több feladatot tudsz elvégezni, ha nem kell gondolkodnod azon hogy mit csinálj, hanem egy mechanizmus segítségével egyszerűen kiválasztod az adott pillanatban leghatékonyabban elvégezhető feladatot.

Ennek a mechanizmusnak a kialakítása öt lépésből áll.

Rögzítsd a felmerülő feladatokat a lehető legkevesebb ráfordítással gyűjtőbe, amely minden pillanatban veled van és alkalmas arra, hogy a felismerés pillanatában rögzítsd vele a feladatokat. Ezzel a megszabadítod magad attól a stressztől, hogy valamit elfelejtettél.

Dolgozd fel. Szánj időt arra, hogy az összegyűjtött feladatokat átnézed. Azokat amik rövid idő alatt (mondjuk kevesebb, mint két perc) elvégezhetők, végezd el. A többit vagy tedd be egy teendő-listába, vagy delegáld valakinek, ha nem a te dolgod, vagy tedd félre későbbi rendszerezésre.  Teendő listád több is lehet. Lehet például egy az otthoni feladatok számára, egy a munkának, stb. Egy elektronikus eszköz sokat segít abban, hogy egyetlen listában tárolhasd a feladataidat, amiket több szempont szerint rendszerezhetsz. Én a Wunderlist alkalmazást  használom.

Rendszerezd. Ebben a lépésben teszel rendet a további rendszerezésre félretett feladatok között. Előfordulhatnak közöttük olyanok, amikkel nincs jól megfogható teendőd. Vannak olyan feladatok, amelyek több időt igényelnek. Ezeket tervezd be a naptáradba. Lehetnek komplex feladataid is (ezeket David Allen projekteknek hívja). Ezeknél döntsd el, hogy mi az első speciális feladat amit el tudsz végezni. Ezt tedd be egy teendő listába. A projektet pedig tedd be egy „projektek” listába.

Vizsgáld át. A projekt listában lévő projektjedet és az ötletgyűjtőben lévő ötleteidet rendszeres időközönként vizsgáld át és határozz meg hozzájuk olyan végrehajtható feladatokat, amiket aztán a teendő listák valamelyikébe tudod tenni. A GTD módszer ezzel a fázissal biztosítja, hogy a hosszú távú céljaidat időről időre napirendre vedd. Az átvizsgálás egy rendszeres feladat, amit jó ha hetente kétszer megteszel.

Végezd el. Határozd el magad és hajtsd végre a feladatot. Ekkor csak koncentrálj a feladat végrehajtására. Ha jól végezted a korábbi lépéseket, akkor minden adott ahhoz, hogy hatékonyan végezd el a feladaidat.

Feladataid legyenek benne a naptáradban

A feladatlisták írása csak az első lépés, mint azt már fentebb olvashattad. A feladatok elvégzése időt vesz igénybe. Ezért írd, tervezd be őket a naptáradba az elvégzésükhöz szükséges időt is feltüntetve. Cal Newport neves kutató és időmenedzsment szakértő szerint ezzel a módszerrel képes leszel felmérni a heti teljesítőképességedet.

Fejezd be

Sokan rengeteg munkát, időt ölnek feladatok végzésébe, de nem fejezik be azokat. Ha termékek előállításával foglalkozol, akkor ezt könnyen felismered, hiszen előbb-utóbb a befejezetlen dolgoktól nem férsz el. Azonban ha szellemi tevékenységet végzel, akkor ez nehezebben észrevehető. Ha több eredményt akarsz elérni, akkor figyelj arra, hogy mennyi munkán – vagy a GTD szerint: projekten – dolgozol párhuzamosan!

Mielőtt elkezdesz egy feladatot, tedd fel és válaszold is meg magadnak az alábbi két kérdést:

Tudd a MIÉRTed

Ha már betartod azt, hogy befejezed a feladataidat, akkor érdemes nagyon tudatosan megválasztanod azt, hogy egyáltalán mibe kezdesz bele! Ezért mielőtt elkezdenél mármilyen feladatot, tedd fel magadnak a következő 4 kérdést.
Jurgen Appelo, a Management 3.0 című népszerű könyv szerzője alkalmazza a négy miért technikáját.

Ezeket a kérdéseket tedd fel minden alkalommal, amikor új (nagyobb) feladatba kezdenél.

Hogyan koncentrálj az értékes feladatokra?

A hatékonyság egyik fontos pillére a feladatok szervezett, fegyelmezett végrehajtása. Valamint fontos az is, hogy az idődet olyan feladatok végrehajtására fordítsd, amik valóban fontos célokat szolgálnak.

Először a fontosat!

Míg Davi Allen GTD módszere elsősorban a feladatok végrehajtására koncentrál, addig az “Először a fontosat!” szemlélet az idő értékes felhasználására helyezi a hangsúlyt. Erről a módszerről Stephen R. Covey könyvében olvashatsz, amely magyarul is megjelent „Először a fontosat!”címmel. Szokd meg a gondolatot,  hogy akkor sem lesz időd minden feladatot elvégezni, akármennyire is hatékonyan szervezed az idődet. A lényeg a prioritzálás és a prioritások betartása. Covey könyve nagyon sok hasznos támpontot ad az időgazdálkodáshoz, de most csak kettőt emelek ki ezek közül. A sürgősség csapdájátés az életben betöltött szerepek tudatos kezelésének fontosságát.

Válaszd szét a sürgős és a fontos feladatokat

Az időgazdálkodás legnagyobb ellensége a sürgősség. A sürgősség elhomályosítja ítélőképességünket és a fontosság érzetét kelti. Eisenhowernek, az Egyesült Államok egykori elnökének tulajdonítják a következő idézetet: „ami fontos, az ritkán sürgős és ami sürgős az ritkán fontos.” Az Eisenhower mátrix a fontosság és sürgősség szerint osztályozza a feladatokat. Erre a mátrixra épül Covey módszere is. A módszer támpontot ad arra, hogy mit tegyél az egyes negyedekben lévő feladatokkal.

• Sürgős és fontos – amint lehet végezd el.(I. negyed.)Ezek a feladatok azok, amiket amilyen gyorsan csak lehet el kell végezni. A legtöbben hajlamosak az összes idejüket ebben a negyedben tölteni. Ha Te is így teszel, akkor elveszíted az irányítást az életked felett, mások által meghatározott feladatok töltik ki a teljes idődet. Fontos, hogy ebbe a negyedbe kerüljenek be olyan feladatok is, amiket Te határozol meg saját magadnak!
• Fontos, de nem sürgős – tervezd be őket.(II. negyed.)Ez az értékes időtöltésed. Az ebben a negyedben eltöltött idő alatt töltődsz fel és  növeled érdemben a hatékonyságodat. Fontos, hogy az itt kitűzött céljaidat tervezd be, adj nekik határidőt. Így egy idő után eljutnak az első negyedbe – abba a negyedbe, amelyikre leginkább koncentrálsz. A módszer kritikus eleme, hogy az idő egy jó részét előre töltsd fel a fontos, de nem sürgős elemekkel, betonozzuk be őket, nehogy a sürgős feladatok kiszorítsák őket onnan.
• Sürgős, de nem fontos – csökkentsd, automatizáld, delegáld. (III. negyed.)Ezek a megszokáson alapuló feladatok. Próbáld meg ezeknek a számát csökkeni. Ha megteheted, akkor inkább delegáld, szervezd ki vagy automatizáld őket.
• Nem sürgős és nem fontos – hagyd el. (IV. negyed.)Ezek általában saját rossz szokások. Ezek: TV nézés, céltalan böngészsé a neten, facebookon… Ne keverd össze az első negyed pihentető tevékenységeivel, mert ezek nem pihentetnek!

Az „Először a fontosat!” módszer lényege az, hogy töltsd fel az idődet előre olyan feladatokkal, amik számodra értékes célokat szolgálnak.

Tudatosítsd a szerepeidet

Mindenkinek más fontos. Covey azt javasolja, hogy vegyük sorra, hogy milyen szerepeket töltünk be az életünk során és ezek közül melyek a fontosak. Én például egy személyben vagyok családanya, feleség és szakember. Ezen túl van néhány hobbim, ami az életem fontos része. Ha minden szerepkört meg akarok tartani, akkor képesnek kell lennem ezekre mind időt biztosítani. Az időmet ezért úgy kell beosztanom, hogy ezekhez a szerepköreimhez kapcsolódó feladataim egyensúlyban legyenek.

Hogyan tartsd magad formában?

A feladatok fegyelmezett végrehajtásán és a feladatok jó kiválasztásán túl még egy területen  tudsz fejlődni. A saját képességeid formában tartásában, ami nem csak a hatékonyságra, de az egész életminőségedre pozitív hatással van.

Serkentsd az agyad mozgással!

John Medina a Brain Rules című könyvében 12 szabályt gyűjt össze, melyek meghatározzák az agy működését. Az egyik a mozgás jótékony hatása az agy teljesítőképességére. Őseink folyamatosan mozogtak az evolúció során. Medina szerint agyunk akkor a legaktívabb, amikor nagyjából 2.9 km/óra sebességgel gyalogolunk. Nem véletlen, hogy Steve Jobs séta közben szeretett tárgyalni.

Aludj napi 8-9 órát!

Az agynak ennyire van szüksége, s ha nem kapja meg ezt, akkor a szellemi képességek jelentős mértékben csökkennek. Egy 2003-ban USA-ban végzett kutatás eredménye szerint akik 8 óránál kevesebbet alszanak, jóval a potenciális képességeik alatt tejesítenek.

Felejtsd el a multitaskingot!

A legnagyobb tévhit hatékonysággal kapcsolatos: képesek vagyunk megosztani a figyelmünket A figyelem sajátossága, hogy egyetlen célpontra összpontosul.

A Stanfordi és Londoni Egyetemen végzett kutatások szerint akik rendszeresen több feladatot végeznek egyszerre – s erre általában büszkék is – sokkal rosszabbul teljesítenek mint azok, akik egyszerre egy feladatra koncentrálnak. Valamint a gyakori feladatváltásokkal terhelt emberek IQ-teszt eredménye 15 pontot csökkent.

Gazdálkodj okosan a délelőttöddel!

Több kutatás szerint az ébredést követő második órától számított 2,5 órán keresztül a legjobb a szellemi teljesítőképesség.

Ne e-mailek olvasásával kezd a napot.

Összességében hatékonyabb, ha naponta csak 1-2 alkalommal nézed a mailjeidet, de a hatékonyság szempontjából a legrosszabb, ha reggel ezzel indítod  napod. Miért?

Mert az e-mailek átveszik az irányítást. Mindegy kitől jött, általában valami feladatot, elintéznivalót tartalmaz. Amit a legtöbben azonnal vagy rövid időn belül elvégeznek. Ha Te is ígyteszel, akkor a mások által generált feladatokra fordítod az időd, nem pedig a sajátjaidra.

Mert felbosszanthatnak. A hangulatunk hatással van a teljesítményünkre és leginkább a reggelünk befolyásolja az egész napi hangulatunkat a leginkább, ezért könnyen beláthatod,  miért veszélyes a reggelt email-olvasással kezdeni.

Mert elviszik az időt. Ha hatékony időgazdálkodási módszereket alkalmazol, akkor is rengeteg időt vehet el a jelentéktelen emailek olvasása. Az értékes, hatékony délelőtti időd elpocsékolásával sok kárt képes okozni a sok email. És akkor még nem is beszéltünk arról, hogy egyes kutatások szerint az e-mailek olvasásása az alkoholhoz és a cigarettához hasonló függőséget okozhat. Ha rászoksz, állandóan megszakítod a munkádat a mailek megnézése miatt, így a hatékonyságod is romlik…

Este tervezd a másnapod!

Fejezd be a napodat úgy, hogy meghatározod a következő napi legfontosabb feladataidat. Ha úgy ébredsz, hogy pontosan tudod, mit vársz a naptól, akkor sokkal fókuszáltabb és magabiztosabb leszel. A munka/magánélet egyensúly megtartásában segítenek a napzáró rituálék.